Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 26 octobre 2026

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Informacyde, EURL immatriculée sous le SIRET 908 816 564 00029, représentée par Harold Birene.

Informacyde est responsable des traitements liés aux comptes, à la sécurité, au support, à la facturation et à ses obligations légales. Pour les contenus qu’une copropriété décide de déposer et d’organiser, le Client détermine les finalités et Informacyde intervient comme sous-traitant dans les conditions prévues par les CGU et CGV.

Contact pour les demandes liées aux données personnelles : harold@conseilsyndical.app

2. Données collectées

Le service peut traiter les catégories de données suivantes :

• identité, adresse email, rôle dans la copropriété et informations de contact ;
• informations de copropriété, lots, bâtiments, étages et préférences email ;
• contenus déposés : messages, documents, contrats, travaux, votes, décisions, notes ;
• déclarations d’absence et informations de suivi saisies volontairement ;
• données techniques nécessaires à la sécurité : sessions, dernière connexion réussie, adresse IP et journaux d’audit ;
• signalements techniques automatiques : membre et copropriété concernés, page, catégorie et code de l’erreur, identifiant technique éventuel, détail limité et nettoyé, nombre d’occurrences et dates de première et dernière détection. Les paramètres d’URL, adresses email et jetons détectés dans le détail sont masqués ; aucune pile d’exécution complète ni contenu de formulaire n’est transmis.
• interventions du support : administrateur réel, compte consulté, motif, début, fin et opérations techniques associées.
• preuve d’acceptation des CGU et CGV : utilisateur, version, empreinte du texte, date, contexte, adresse IP et navigateur.
• preuve de commande : copropriété, formule, prix, qualité et coordonnées du payeur, confirmations exprimées, moyen de paiement, version des conditions, adresse IP et navigateur.
• inscription commencée : adresse email et prénom saisis à la première étape de l’inscription, avant la création du compte.
• abonnement aux guides : adresse email, page ou guide d’inscription, profil indiqué facultativement, texte et version de l’accord donné, dates de demande, de confirmation et de désinscription, et suivi des lettres envoyées.
• mesure du site public : pages consultées, page d’entrée, source de visite, paramètres UTM, navigateur, système, type d’appareil, langue, taille d’écran, pays et événements limités décrits à la section 9.

3. Finalités

Ces données servent aux finalités et reposent sur les bases légales suivantes :

• fournir le service, gérer les accès et envoyer les notifications utiles : exécution du contrat ;
• gérer les abonnements, paiements et factures : exécution du contrat et obligations comptables ;
• sécuriser l’application, prévenir la fraude et tracer les actions sensibles : intérêt légitime ;
• détecter, regrouper et corriger les erreurs rencontrées dans l’espace authentifié : intérêt légitime à maintenir la fiabilité et la sécurité du service ;
• diagnostiquer une difficulté signalée et assister un membre : exécution du contrat ou intérêt légitime à fournir et sécuriser le service, dans la limite de ce qui est nécessaire ;
• établir la preuve des conditions acceptées : exécution du contrat et défense des droits ;
• répondre aux demandes d’export, de rectification et de suppression : obligations légales ;
• envoyer un seul email de rappel à une personne qui a commencé son inscription sans la terminer : intérêt légitime à faciliter une démarche qu’elle a elle-même engagée. Elle peut s’y opposer à tout moment par le lien présent dans ce message ou par email ;
• envoyer chaque nouveau guide pratique dès sa parution, et au plus une fois par mois une nouveauté du service, à une personne qui s’y est abonnée : consentement, confirmé par un clic dans un email avant tout envoi, ou par la case cochée dans les paramètres du compte. Il se retire à tout moment par le lien présent dans chaque message, depuis les paramètres ou par email ;
• mesurer la fréquentation, comprendre l’origine des inscriptions et améliorer le site public : consentement, recueilli avant toute mesure et modifiable à tout moment depuis la section 9 ou le pied de page du site.

4. Sous-traitants

Informacyde s’appuie sur des prestataires strictement nécessaires :

• Infomaniak pour l’hébergement du VPS, de la base et des fichiers, en Suisse ;
• Stripe pour les paiements par carte ;
• Brevo pour l’envoi des emails, y compris les guides ;
• OpenRouter, lorsque Copro IA est configuré avec ce fournisseur, pour router les requêtes IA.

Infomaniak indique respecter le RGPD et la LPD. Les données ne sont pas revendues et ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.

Pour l’offre Copro IA, lorsque OpenRouter est utilisé, ConseilSyndical.app force le mode ZDR, pour Zero Data Retention. Les prompts et réponses sont alors envoyés uniquement vers des endpoints conçus pour ne pas les conserver après traitement. Si aucun endpoint ZDR compatible n’est disponible, la requête peut être refusée.

5. Sécurité

Les mesures appliquées en fonction des risques comprennent :

• HTTPS pour les communications et sessions sécurisées HTTP-only ;
• mots de passe transformés par Argon2id et jamais conservés en clair ;
• cloisonnement logique des copropriétés et contrôle des droits par rôle ;
• chiffrement AES-256-GCM de champs sensibles avec une clé propre à chaque copropriété ;
• stockage privé des fichiers et routes d’accès contrôlées ;
• journalisation, limitation des tentatives et en-têtes de sécurité du navigateur ;
• sauvegardes régulières, copie distante chiffrée et tests de restauration ;
• accès d’administration restreints et séparation des droits d’exploitation.

Ces mesures réduisent les risques sans permettre de garantir une sécurité absolue. Tout incident suspect peut être signalé à harold@conseilsyndical.app.

Un super administrateur peut ouvrir un mode d’assistance lorsqu’une demande de support ou un incident le justifie. Cet accès utilise son identité propre, exige un motif, reste en lecture seule, expire après 30 minutes et journalise son ouverture et sa fermeture. Le membre concerné reçoit un email d’information. L’administrateur ne connaît pas et ne modifie pas son mot de passe.

6. Durées de conservation

Les données de compte sont conservées pendant l’utilisation du service. Les contenus liés à une copropriété sont conservés tant que l’espace est actif ou jusqu’à suppression par les administrateurs habilités. Les données comptables sont conservées selon les obligations légales applicables.

Les preuves d’acceptation et de commande sont conservées pendant la relation puis pendant la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Les preuves individuelles sont archivées cinq ans après la clôture du compte, avec accès restreint et adresse chiffrée. L’adresse IP et le navigateur enregistrés avec une acceptation ou une commande sont effacés un an après, et au plus tard à la clôture du compte. Les preuves d’acceptation de la personne qui paie sont conservées pendant le contrat, puis cinq ans après sa fin. Un litige ou une obligation légale peut justifier une conservation supplémentaire documentée ; une purge supprime les preuves à l’échéance. Les factures suivent leurs propres durées légales.

Les signalements techniques sont conservés le temps nécessaire à leur diagnostic, leur suivi et la vérification du correctif. Les répétitions d’une même erreur active sont regroupées.

L’adresse et le prénom saisis lors d’une inscription commencée sont effacés dès la création du compte, dès que la personne le demande depuis le lien du rappel, et au plus tard 30 jours après leur saisie. Un seul rappel est envoyé.

Une demande d’abonnement aux guides non confirmée est effacée au bout de 7 jours. L’adresse d’un abonné, ou d’une personne désinscrite, est effacée 3 ans après sa dernière action (confirmation, réglage du profil, réabonnement ou désinscription). Après une désinscription, l’adresse est conservée pendant cette durée uniquement pour ne plus recevoir de lettre.

Les événements de mesure d’audience et les données d’attribution liées à une inscription sont conservés pendant treize mois au maximum. Les informations d’acquisition présentes dans le stockage de session du navigateur disparaissent à la fermeture de la session de navigation.

7. Vos droits

Vous disposez des droits d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité. Une partie de ces droits peut être exercée depuis l’application, dont l’export complet des données de copropriété pour les profils habilités.

Pour toute demande : harold@conseilsyndical.app

8. CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr/fr/plaintes

9. Cookies, traceurs et mesure d’audience

L’application utilise des cookies nécessaires à l’authentification et au fonctionnement du service. Ils ne demandent pas de consentement. Aucun cookie publicitaire n’est déposé.

Le site public ne mesure rien tant que vous n’avez pas cliqué sur « Accepter » dans le bandeau affiché à la première visite. Avant votre accord, le script Umami n’est pas chargé, aucune donnée de campagne (paramètres UTM, page d’entrée, site d’origine) n’est conservée et aucun identifiant de parcours d’inscription n’est créé. « Accepter » et « Refuser » ont le même poids. Seul votre choix est mémorisé dans le stockage local de votre navigateur, pendant six mois, puis il vous est redemandé. Vous pouvez le modifier à tout moment depuis le lien « Gérer mes choix de mesure d’audience » en pied de page ou depuis le bloc ci-dessous.

Après votre accord, les traitements suivants sont activés : mesure de fréquentation par Umami, mesure des clics vers l’inscription, des téléchargements de guides et de l’envoi du formulaire de contact, conservation temporaire de la campagne d’origine, puis rattachement de votre parcours d’inscription à la copropriété créée, pour savoir quelles sources amènent des inscriptions. Si vous refusez, l’inscription s’ouvre sans aucun de ces éléments.

Le site public utilise une instance Umami auto-hébergée pour mesurer sa fréquentation et améliorer ses pages. Une fois accepté, le script de mesure d’audience ne dépose pas de cookies. Umami utilise temporairement l’adresse IP et les caractéristiques du navigateur pour calculer un identifiant de session anonyme ; l’adresse IP n’est pas enregistrée dans sa base. Il mesure les pages consultées, les sources de visite, le navigateur, le système, le type d’appareil et le pays. Les clics sur les boutons d’inscription sont également mesurés, avec leur emplacement et le chemin de la page. Le téléchargement d’une ressource est mesuré avec le nom du guide. L’envoi réussi du formulaire de contact est compté sans transmettre son contenu à Umami.

Après votre accord, le site conserve aussi, pendant la session de navigation, la première page consultée, les paramètres UTM de la campagne et le nom de domaine du site d’origine, sans l’adresse complète de la page d’origine. Lors d’un clic vers l’inscription, un identifiant aléatoire de session permet de relier ce clic aux étapes du parcours. Ces informations sont stockées dans le sessionStorage, ne contiennent ni nom ni adresse email et disparaissent à la fermeture de la session de navigation.

Cette intégration ne transmet à Umami ni le contenu des formulaires, ni les documents des copropriétés, ni un identifiant de compte. Le script est installé uniquement sur le site public. Il n’est pas installé dans l’espace privé de l’application.

La mesure d’audience utilise l’instance administrée par Informacyde, accessible sur stats.conseilsyndical.app. Elle ne fait pas appel au service Umami Cloud. Les données servent exclusivement à Informacyde, ne sont pas recoupées avec d’autres fichiers, ne sont pas utilisées pour suivre une personne entre plusieurs sites et ne sont pas transmises à un tiers à des fins publicitaires.

Pour toute question ou pour exercer vos droits, contactez harold@conseilsyndical.app.

Sources : recommandations de la CNIL et documentation Umami.