Vos données

Le site public, l’application, sa base de données PostgreSQL et les fichiers déposés sont hébergés sur un serveur chez Infomaniak, en Suisse. Informacyde, l’éditeur de ConseilSyndical.app, administre le service sur cette infrastructure.

La base contient les informations structurées : profils, dossiers, échanges, décisions et paramètres. Les fichiers déposés sont conservés séparément dans un stockage privé et leur téléchargement dépend des droits de votre profil.

Des sauvegardes de la base et des fichiers sont réalisées chaque jour. Des copies locales sont conservées 10 jours et des copies distantes chez Backblaze B2 pendant 30 jours, avec un délai technique d’effacement des anciennes versions. Backblaze est un prestataire distinct d’Infomaniak ; l’hébergement principal en Suisse ne doit pas être compris comme une garantie que toutes les copies et tous les traitements externes restent en Suisse.

Infomaniak est un prestataire suisse de services d’hébergement et de cloud. Il exploite ses centres de données en Suisse et fournit l’infrastructure sur laquelle fonctionne ConseilSyndical.app.

Son rôle est celui de l’hébergeur. Informacyde reste votre interlocuteur pour le fonctionnement de l’application, la gestion de vos données, les accès et le support.

Vous pouvez consulter la présentation officielle d’Infomaniak et sa documentation de présentation du cloud. Les certifications annoncées par l’hébergeur ne constituent pas une certification de ConseilSyndical.app.

Selon les modules utilisés, votre espace peut contenir les profils des membres et résidents, documents, contrats, projets de travaux, devis, interventions, messages, notes, votes, sondages, éléments d’assemblée générale, décisions et événements.

Des informations techniques sont aussi nécessaires au fonctionnement : sessions, notifications, activité et traces de certaines opérations. Les données de compte, de paiement et de preuve de commande suivent des traitements distincts des documents de la copropriété.

Les personnes qui voient un contenu dépendent de leur copropriété, de leur rôle et des autorisations applicables au module. Pour les protections techniques, consultez la page Sécurité.

L’export de la copropriété : un classeur Excel (.xlsx)

Le président et le gestionnaire peuvent ouvrir Paramètres, vue Compte, puis Export complet et cliquer sur Exporter. Le fichier concerne la copropriété active et peut être ouvert avec Excel ou LibreOffice.

Il organise les données structurées par feuilles : membres, travaux et devis, votes et sondages avec leurs réponses, messages, notes, contrats, agenda, assemblées générales, décisions, conformité, passation, prestataires, interventions et informations de suivi. Les champs chiffrés concernés sont rendus lisibles dans le fichier.

Ce classeur n’est pas une archive de tous vos fichiers. Il contient les informations et références des documents et pièces jointes, pas leurs fichiers binaires. Il ne constitue pas non plus une sauvegarde technique réimportable automatiquement dans l’application ni un export de tous les traitements associés à votre compte.

Les documents et pièces jointes : leur format de téléchargement

Les fichiers se téléchargent depuis les modules où ils apparaissent, selon vos droits : documents, contrats, pièces de travaux ou factures d’interventions. Récupérez-les séparément du classeur Excel. Certains fichiers peuvent avoir été optimisés lors de leur dépôt ; le téléchargement porte sur la version conservée dans le service.

Le comparateur de devis : images PNG et archive ZIP

Le comparateur permet de préparer une synthèse ou un export complet de la comparaison. Vous pouvez télécharger une image PNG ou, si le résultat comporte plusieurs images, une archive ZIP regroupant ces images. Il s’agit d’un export du résultat de comparaison, pas d’une archive globale de la copropriété.

Conservez ces exports avec précaution : ils peuvent contenir des coordonnées et des informations confidentielles. Après téléchargement, leur protection dépend de l’emplacement choisi et des personnes avec lesquelles vous les partagez.

L’hébergement de votre espace et les services externes répondent à des besoins différents :

• Infomaniak : hébergement principal du service, de la base et des fichiers en Suisse.
• Backblaze B2 : copies distantes des sauvegardes de la base et des fichiers.
• Brevo : envoi des emails transactionnels, avec les informations nécessaires au message.
• Umami auto-hébergé : mesure de fréquentation du site public et des clics sur les boutons d’inscription, sur l’instance administrée par Informacyde, sans contenu des formulaires ni documents de copropriété. Le service Umami Cloud n’est pas utilisé. La mesure n’est active qu’après votre accord, que vous pouvez retirer à tout moment depuis la politique de confidentialité ou le pied de page.
• Stripe : traitement des paiements par carte et des informations nécessaires à la transaction.
• Fournisseurs d’IA : traitement des contenus nécessaires aux fonctions d’analyse sollicitées. Lorsque OpenRouter est configuré pour Copro IA, le service impose des endpoints compatibles avec le mode Zero Data Retention, sans conservation des prompts et réponses après traitement par ces endpoints. Une requête peut être refusée si aucun endpoint compatible n’est disponible.

Le recours à un prestataire externe peut entraîner un traitement hors de Suisse. Le mode de non-conservation demandé à un fournisseur d’IA n’est pas une garantie que toutes les données techniques du service disparaissent immédiatement. Évitez de déposer des informations inutiles au travail de votre copropriété.

Les données de compte sont conservées pendant l’utilisation du service. Les contenus de copropriété restent liés à l’espace actif et aux suppressions effectuées par les personnes habilitées. Certaines données de facturation et de preuve doivent être conservées pour les obligations applicables ; les sauvegardes suivent leur propre cycle de renouvellement.

Une demande portant sur vos informations personnelles ne se confond pas avec l’export de toute la copropriété. Pour un accès, une rectification, une suppression ou une question sur la récupération de vos données, contactez harold@conseilsyndical.app. La demande est examinée selon les données concernées, vos droits et les obligations de conservation.

La politique de confidentialité décrit les traitements de données personnelles. Les CGU et CGV précisent les conditions du service.